Toutes les entreprises sont concernées par l’archivage, car chacune d’entre elles produit et reçoit des documents qu’elle doit conserver. Afin de pouvoir retrouver les informations ou encore produire ces papiers, il est essentiel de mettre en place une procédure d’archivage. En quoi cela consiste ?
Archives professionnelles : comment les ordonner et les conserver ?
Dès lors qu’une entreprise émet un document professionnel (devis, facture…), ou qu’elle en reçoit de la part de ses clients, de ses fournisseurs et de différents organismes, elle est censée ; après en avoir pris connaissance et répondu à ce qu’il contient (payer, effectuer une prestation, vendre un produit…) le classer de manière spécifique en le rangeant dans un espace dédié. Cela semble tellement simple, quand on y réfléchit.
Cependant, il faut savoir que la somme de ces documents peut être très importante en fonction de la taille de la structure mais aussi les différents services qui la composent. Il peut donc être facile d’être submergé d’autant que le cœur de métier d’une entreprise n’est pas l’administratif qui s’ajoute au reste des tâches à effectuer.
Il ne faut en effet ne pas se contenter de les mettre dans une pièce ou une armoire mais bien les classer et les ranger dans de bonnes conditions ; surtout si on parle des archives papier.
En effet, le papier est une matière relativement fragile qui peut s’altérer facilement, tout comme ce qui est inscrit. Cela sera le cas si le papier n’est pas protégé de la lumière qui va faire pâlir l’écriture. Mais le papier peut se déliter avec l’humidité, être détruit par le feu, mais aussi rongé par certains insectes et les rongeurs.
Ce classement doit se faire en fonction par exemple de l’année et ensuite par nature de documents. Au bout d’un moment, les documents n’ont plus de valeur probatoire et peuvent être supprimés. Cependant cette suppression, faute de connaissance peut être l’objet d’erreurs qui peuvent impacter le fonctionnement de l’entreprise, mais aussi sa situation financière parfois, en cas de litige.
Les professionnels à connaitre quand on veut prendre soin de ses archives
La conservation dans de bonnes conditions des archives papier est une condition sine qua none pour pouvoir digitaliser les documents.
Cela n’est donc pas toujours facile comme dit précédemment, à moins d’avoir opté pour un service de conservation hors site des archives papier, ce qui est possible et de plus en plus souhaité par les entreprises.
Numériser les documents d’entreprise suppose parfois en fonction du format, du support, d’avoir des machines de très bonne qualité et spécifiques ; ce qui n’est pas du ressort de toutes les entreprises.
La loi sur la transition numérique suppose que chaque document d’entreprise soit parfaitement lisible pour être valable.
Il faut ensuite archiver les documents digitaux dans un espace dématérialisé, qu’il s’agit de choisir en fonction des besoins. Or, il ne faut pas, car il s’agit d’une perte de temps, numériser des documents qui n’ont pas de valeur légale ou une utilité pour la structure.
Parce que cela représente une tâche très chronophage et qui est donc source d’erreurs, on peut se faire aider par une entreprise d’archivage. Attention, toutes ne proposent pas les mêmes prestations. Il est donc important de les comparer pour prendre le prestataire qui sera le plus adapté aux besoins.
Il est bon de savoir que ces entreprises effectuent parfois des audits afin de les déterminer et que l’entrepreneur peut choisir des prestations ou des packs. Que ce soit pour ses archives papier ou numériques, il est donc possible d’obtenir des solutions d’archivage qui seront toujours personnalisées. Le but étant après leur intervention, de pouvoir continuer la gestion de ces documents qui continueront à affluer tout au long de la vie de la structure.